Power BI para pymes: licencias, precio y los primeros informes que conviene montar

Power BI para pymes tiene sentido cuando repites los mismos informes cada semana con datos de varios programas. Crear informes es gratis con Power BI Desktop; compartirlos con tu equipo exige una licencia por usuario y mes.

Empieza por tres informes: ventas, cobros pendientes y stock (o agenda). Si no tienes Microsoft 365 o tus datos están muy dispersos, puede convenirte otra herramienta.

Power BI es la herramienta de Microsoft para convertir datos en cuadros de mando. Se conecta a tus fuentes (Excel, ERP, contabilidad, TPV), las une y muestra gráficos que se actualizan solos.

No es un programa de gestión ni arregla datos mal registrados: si las ventas se apuntan de tres formas distintas, el cuadro de mando enseñará tres verdades distintas.

Para una pyme, la elección suele estar entre la versión gratuita y la licencia Pro.

Pro y Premium por usuario se pagan por usuario y mes, sin IVA, y algunos planes de Microsoft 365 para grandes empresas ya incluyen Pro. Consulta el precio vigente en la página oficial de precios de Power BI.

Empieza por lo que miras cada semana y hoy te cuesta una hora de Excel.

• Dashboard de ventas: ventas por semana, cliente, producto y comercial, comparadas con el año anterior.
• Cobros pendientes: qué te deben, quién y desde cuándo. Con la factura electrónica obligatoria, el estado de pago de las facturas será además un dato que comunicar.
• Stock o agenda: rotura de stock y producto parado en comercio; ocupación y huecos libres en servicios.

El cuadro de mando es tan bueno como los datos que lo alimentan.

• ERP o programa de gestión: la fuente principal de ventas, compras y cobros.
• Excel: útil para objetivos o presupuestos, pero mejor en una carpeta fija y con el mismo formato siempre.
• TPV y tienda online: ventas al detalle; conviene unificarlas con el ERP.

Si los datos viven en programas que no se hablan, una herramienta de automatización puede volcarlos a un mismo sitio antes de analizarlos.

No siempre es la mejor opción para una pyme.

• Si solo una persona mira los datos y una vez al mes: con Excel basta.
• Si nadie del equipo va a mantener los informes cuando cambien los datos.
• Si prefieres una herramienta que te den ya montada y mantenida, sin aprender a crear informes.

Atlantic BI Analytics es nuestra plataforma de cuadros de mando en la nube. Se conecta a tu ERP, CRM, contabilidad, bases de datos o Excel y te da los indicadores listos en el navegador, sin instalar nada ni aprender a crear informes.

Conoce nuestra consultoría business intelligence o pide una demostración de un cuadro de mando con tus datos.

¿Cuánto cuesta Power BI?

Power BI Desktop, para crear informes en tu ordenador, es gratuito. Para compartir informes con tu equipo hace falta una licencia de pago por usuario y mes (Pro o Premium por usuario). Consulta el precio vigente en la página oficial de Microsoft, porque cambia con el tiempo.

¿Necesito una licencia para cada persona que vea el informe?

Con las licencias por usuario, sí: tanto quien publica como quien consume informes compartidos necesita licencia. Solo con una capacidad de Microsoft Fabric de tamaño suficiente pueden verlos usuarios sin licencia de pago.

¿Se conecta con mi programa de gestión?

Casi siempre. Power BI lee Excel, bases de datos SQL y cientos de aplicaciones. Si tu ERP no tiene conector, se puede exportar o volcar los datos a una base intermedia.

¿Power BI o Excel?

Excel sirve para análisis puntuales. Power BI compensa cuando el mismo informe se repite cada semana, mezcla varias fuentes o lo consultan varias personas: se actualiza solo y todos ven lo mismo.

¿Cuánto se tarda en montar un cuadro de mando?

Depende sobre todo de lo ordenados que estén tus datos. Un primer cuadro de mando con una sola fuente limpia se monta rápido; lo que lleva tiempo es unificar datos de varios programas.